Teamsitzung vorbereiten Checkliste
Teamsitzung vorbereiten: Die Checkliste für klare Meetings
Ob in sozialen Einrichtungen, Unternehmen oder Projektteams – Teamsitzungen gehören zum Arbeitsalltag. Doch oft fehlen Struktur und eine gute Meeting-Planung: Zu viele Themen, zu wenig Klarheit, kaum Ergebnisse. Dabei lässt sich eine Teamsitzung professionell vorbereiten – mit einer einfachen Checkliste.
Hier findest Du eine klare Struktur zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Teamsitzungen und zur Gestaltung von Team-Meetings – direkt umsetzbar.
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Checkliste für Meetings. Besprechungen gekonnt gestalten:
1. Organisation vor der Teamsitzung – Klarheit schaffen
- Ziel definieren: Was soll nach der Besprechung anders, klarer oder entschieden sein?
- Tagesordnung erstellen: Max. 3–5 priorisierte Themen, realistische Zeitfenster
- Einladung & Agenda verschicken: Mindestens 1–2 Tage vorher
- Rollen festlegen: Wer moderiert? Wer dokumentiert? Wer entscheidet?
- Nur relevante Personen einladen: Wer nichts beiträgt, bleibt außen vor
2. Während der Sitzung – Ablauf strukturieren
- Check-In nutzen: Kurze Einstiegsrunde, z. B. „Was bringt ihr heute mit?“
- Agenda einhalten: Bei Abweichungen bewusst entscheiden
- Gesprächsführung aktiv gestalten: Vielredner zügeln, Stille einladen
- Visualisieren & dokumentieren: Auf Whiteboard, Flipchart oder digital
- Entscheidungen herbeiführen: Klar sagen: Wer? Was? Bis wann?
3. Nach der Sitzung – Abschluss & Reflexion
- Zusammenfassung geben: Ergebnisse & Aufgaben verteilen
- Stimmungsbild einholen: Z. B. mit ROTI: „Hat sich die Zeit gelohnt?“
- Protokoll verschicken: Kurz, konkret, mit Verantwortlichkeiten
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- Wie Du Teamsitzungen effizient, menschlich & strukturiert leitest
- Wie Du Klarheit schaffst, ohne autoritär zu wirken
- Und wie Du auch mit Spannungen im Team professionell umgehst
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Gern unterstützen wir Euch auch darin, eine selbstorganisierte und wirksame Meeting-Struktur und -Kultur einzuführen.
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Ihr Ansprechpartner
Heiner Diepenhorst
Teamentwicklung, Faciliation, Organisations-Aufstellung, New Work, Führungskräfte-Entwicklung, Ausbildung
