Meeting Facilitation Training: Präsenz- und Online-Meetings effizient und menschlich moderieren
Warum dieses Moderations-Training?
In vielen Organisationen nimmt die Arbeitsdichte zu. Die Zeit, Aufgaben in Ruhe am Schreibtisch abarbeiten zu können, wird weniger. Dabei gibt es immer mehr Meetings und Besprechungen. Dass diese effizient, klar, lösungsorientiert und gleichzeitig wertschätzend ablaufen, ist wichtiger denn je.
In unserem Meeting Facilitation Training bilden wir Meeting-Facilitators und -ModeratorInnen aus, die nach dem Seminar in der Lage sind, genau diese Bedürfnisse zu erfüllen und so Meetings effizienter gestalten werden.
Referenzen
Lernfelder
Die Teilnehmenden unseres Moderationstrainings erfahren dabei alles Wesentliche rund um die Themen Meeting-Rahmen und -Strukturierung sowie Kommunikation, Achtsamkeit und Prozessbewusstsein.
Sie lernen,
- die Voraussetzungen zu schaffen, eine Moderationsrolle einzuführen und diese zu etablieren,
- Standard-Meeting-Agenden einzusetzen und bei Bedarf weiterzuentwickeln,
- Meetings effizient und sinnvoll einzuleiten, durchzuführen und zu beenden,
- klar und wertschätzend zu kommunizieren (ermuntern, unterbrechen, zusammenfassen, Fragetechniken anwenden, Lösungen & nächste Schritte herbeiführen),
- auf Störungen empathisch einzugehen und
- eigene Gefühle und Gedanken besser wahrnehmen zu können und achtsam zu entscheiden, was im Sinne des Meeting-Ziels gerade gebraucht wird.
Zielgruppe – für wen ist dieses Moderationstraining?
Mit unserem Training richten wir uns an Menschen, die
- die Rolle der menschlichen und effizienten Meeting-Moderation einnehmen möchten. Das sind zum einen Menschen,
- die bereits Meetings moderieren und darin besser werden wollen, als auch solche,
- die noch in die Moderations-Rolle hineinwachsen möchten.
- Das Training richtet sich an Mitarbeitende und Führungskräfte gleichermaßen.
MeetingmoderatorInnen und -FacilitatorInnen können teamintern sein (also ihr eigenes Team moderieren) als auch teamextern (andere Teams moderieren).
Meeting Facilitation – um welche Meetings geht es eigentlich?
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass bereits die alltäglichen Team-Meetings deutlich zu verbessern sind. Insofern geht es in diesem Training hauptsächlich um das Erlernen einer wertschätzenden, kraftvollen und klaren Moderation für
- Daily,
- Weekly,
- Teammeeting,
- Dienstberatung.
Zudem lernen die Teilnehmenden auch über den Ablauf und Feinheiten von:
- Retrospektiven,
- Struktur- und Rollenmeetings mit dem
- Integrativen Entscheidungsprozess sowie von
- Clear-the-Air-Meetings, um kleinere Konflikte moderieren zu können.
Typische Herausforderungen in Meetings
Obwohl die meisten Menschen intuitiv spüren, was gute, effizient gestaltete Meetings und Besprechungen ausmacht, stehen sie dabei vor ähnlichen Herausforderungen. Dazu gehören:
- Einige Menschen reden zu viel,
- andere reden zu wenig,
- Themen werden in Meetings besprochen, die besser woanders hätten bearbeitet werden können,
- Probleme werden ohne Lösungsvorschlag in die Runde getragen…
- …und auch nach längerer Diskussion wird das Thema einfach ohne konkreten Outcome beendet.
- Zudem werden oft mehrere Themen gleichzeitig diskutiert.
- Zwischenmenschliche Störungen werden praktisch nicht berücksichtig.
- Als Folge sinkt die Konzentration bzw. die Verlockung, zumindest bei Online-Meetings nebenbei Mails zu beantworten.
- Und am Ende wird selten bis gar nicht Feedback eingeholt, so dass auch keine Weiterentwicklung stattfindet.
Wie wäre es, diese Herausforderungen Stück für Stück zu lösen?
Themenfelder unseres Seminars
Unser Meeting-Facilitation-Training gliedert sich in drei Themenfelder. Diese gewichten wir je nach Anfrage und Bedürfnissen der Gruppe beziehungsweise der Organisation in Absprache mit den Auftraggebenden.
Feld I – Voraussetzungen für menschliche und effiziente Meetings: Meeting-Struktur
In unserem Moderationstraining lernen die Teilnehmenden, wie ein erfolgreiches und effizientes Meeting aufgebaut ist und es idealerweise abläuft. Dazu gehören u.a.
- ein Meetingziel bzw. einen Meeting-Purpose, der allen bekannt ist und dem alle folgen wollen,
- eine Agenda, die zum Ziel des Meetings passt. Hier wiederum kann es geplante vorgegebene und spontan besprochene Teile geben,
- eine Priorisierung der verschiedenen Agenda-Punkte,
- ein klarer Rahmen, Zeitangaben, funktionierende Technik und dass alle notwendigen Rollen belegt sind (z. B. DokumentarIn, EnergiewächterIn usw.),
- ein passendes Ankommen (Check-In) und Rausgehen (Check-Out – siehe bspw. ROTI)
- Kommunikationsregeln, die für alle verständlich und ok sind,
- Entscheidungsregeln und Delegationsstufen (wonach wird entschieden? Wer muss zu bestimmten Themen einbezogen werden? Wer hat die Letzt-Verantwortung? Usw.),
- Übrigens: Zur Struktur gehört auch, dass allen Teammitgliedern klar ist, was die Moderationsrolle beinhaltet, was sie darf und was nicht. Daher beschäftigen wir uns im Training auch mit den Voraussetzungen und der der Einführung einer wirksamen Moderationsrolle.
Feld II Voraussetzungen für menschliche und effiziente Meetings: Moderation & Kommunikation
Sind Struktur und Rahmen gesetzt, kann es losgehen. Im Verlauf von Meetings und Besprechungen kommt es auf die kommunikativen Fähigkeiten der ModeratorInnen an. Auch diese werden im Training interaktiv und an praktischen Beispielen eingeübt. Dazu gehören:
- Spannungen und Fragestellungen zu der Person zurückzumoderieren, die diese eingebracht hat („Was brauchst Du?“),
- ein Thema nach dem anderen durchzugehen (vs. viele Themen auf einmal) und dabei immer wieder zu den relevanten Punkten zurückzukommen,
- Gehörtes zusammenzufassen,
- Lösungen und nächste Schritte einzufordern,
- verschiedene (offene und geschlossene) Fragetechniken anzuwenden,
- behutsam auf Störungen einzugehen und mit dem Team gemeinsam zu checken, ob jetzt eine Störung bearbeitet oder das Meetingziel weiterverfolgt werden soll,
- Menschen, die weniger sprechen, zu ermuntern und Menschen, die (zu viel) sprechen, wertschätzend zu zügeln,
- respektvoll und klar zu kommunizieren sowie
- die eigene Stimme und den Körperstatus zu erkennen und beide flexibel variieren zu können.
Feld III – Voraussetzungen für menschliche und effiziente Meetings: Prozess und Achtsamkeit
Wie innen, so außen – dieser Grundsatz gilt für alles, was wir im Leben tun. Mit anderen Worten: Wir können nur das im Außen unterstützen, was wir auch in uns unterstützen. Und was wir innerlich ablehnen, werden wir auch äußerlich sabotieren. Diese Grundsätze beachtend, fokussieren wir im Meeting Facilitation Training auch auf die innere Arbeit der ModeratorInnen. Es wird darum gehen,
- eigene innere Gedanken und Gefühle, z. B. bezüglich Meeting-Themen oder Störungen oder Verhalten von Meeting-Teilnehmenden, besser wahrzunehmen,
- bewusst und achtsam zu entscheiden, was der sinnvolle nächste Schritt ist,
- Meeting-Inhalte und Gruppen-Prozesse voneinander unterscheiden zu können und mit beidem umgehen zu können
- eine innere Balance zwischen Zuhören und Laufenlassen auf der einen Seite sowie aktivem Reingehen und Intervenieren auf der anderen Seite zu kultivieren und den Mut zu stärken, beides anwenden zu können – auch, wenn Besprechungs-TeilnehmerInnen andere Ideen dazu haben.
Wie genau? Methoden unseres Moderationstrainings
Damit die Teilnehmenden nach zwei Tagen Training ihre Facilitation- und Moderationsrolle meistern und in ihrem Team implementieren können, nutzen wir im Training abwechslungsreiche und zeitgemäße Methoden:
- Kurze Inputs,
- Kleingruppenübungen,
- Simulationen,
- Körperstatus- und Stimmübungen,
- Journaling- und Achtsamkeitsübungen,
- Check-Listen für die Zeit danach.
Modalitäten und Termine
Ort: In Berlin oder bei Ihnen vor Ort
Dauer und Inhalte: ca. 2 Tage (individuell vereinbar)
Die Coaches
Julian Beyer
Organic Team-Coaching, Mindful Leadership, Teamentwicklung, New Work Beratung, Facilitation, GFK
Heiner Diepenhorst
Teamentwicklung, Faciliation, Organisations-Aufstellung, New Work, Führungskräfte-Entwicklung, Ausbildung
Ihr Ansprechpartner
Heiner Diepenhorst
Teamentwicklung, Faciliation, Organisations-Aufstellung, New Work, Führungskräfte-Entwicklung, Ausbildung