Checkliste Mitarbeitergespräche

Checkliste Mitarbeitergespräche

Wann gilt die Checkliste für Mitarbeitergespräche?

Die Checkliste für Mitarbeitergespräche greift in allen Gesprächen, in denen die Führungskraft das Ziel hat, beim Mitarbeiter irgendeine Art der Wirkung zu erzielen. Das kann ein Jahresgespräch oder auch ein zehnminütiges Feedbackgespräch zwischendurch sein.

Wer sich an die hier vorgestellten 5 Punkte der Checkliste für Mitarbeitergespräche hält, wird mehr Leichtigkeit und Effektivität in diesen Gesprächen und in der Führungsarbeit insgesamt erleben. Dabei ist es durchaus hilfreich, sich vor einem Gespräch kleine Notizen über die wesentlichen Punkte zu machen. Das ist die beste Übung für das Gespräch selbst.

Außerdem: Ehrliches Interesse am Mitarbeiter. Natürlich lässt sich das nicht aneignen oder simulieren. Wenn man sich jedoch einen kurzen Moment vor dem Gespräch in die Lage des Mitarbeiters versetzt – to walk in his /her shoes – wächst auch das ehrliche Interesse an dem Menschen hinter der Berufsrolle.

Wer Mitarbeitergespräche und weitere Führungsskills trainieren und erfolgreich anwenden möchte, für den ist vielleicht unser Führungskräftetraining in Berlin „Der 3. Weg des Führens“ etwas.

Nun zur Checkliste. Ein Beispiel: Daniel, 33, geht, wann immer er auf etwas angesprochen wird, schnell in die Defensive. „Das machen die anderen auch so“, „das hat mir Kollege XY so gesagt“ usw. sind typische Sätze. Seine Chefin Claudia war sich lange Zeit nicht sicher, wie sie mit Daniels Verhalten umgehen soll. Nachdem sie von Kollegen darauf angesprochen wurde, möchte sie nun in einem kurzen Gespräch die Weichen stellen, so dass Daniel sein Verhalten ändern kann.

1. Der Klassiker auf der Checkliste für Mitarbeitergespräche, der kaum beachtet wird: Fangen Sie positiv an, zumindest aber persönlich. Wenn Sie können, loben Sie.

Wenn Ihnen nichts Gutes einfällt, plaudern Sie ein wenig über Privates. Wer in dieser Phase nicht in Small-Talk oder Positives investiert, riskiert, das Gespräch nicht produktiv zu beenden.

Beispiel: Claudia weiß über ihren Mitarbeiter, dass er mit Kunden sehr gut kann. Dort verbreitet er gute Stimmung, plaudert gern und sorgt dafür, dass auch die Firma in einem guten Licht steht. Insofern nutzt Claudia diese Stärke und spricht sie an. „Daniel, Du weisst, dass ich Dich für Deine offene Art wirklich schätze. Gerade neulich hat mir Kunde X gesagt, dass er sehr gern mit Dir zusammenarbeitet. Es macht mir Spaß, Dich bei Kunden zu erleben. Davon kann auch ich mir eine Scheibe abschneiden.“

Achtung: Lob vom Chef läuft immer Gefahr, pädagogisch „gut gemeint“ zu sein. Ein allgemeines „Ihre Arbeit ist toll, weiter so!“ bringt nicht besonders viel. Besser ist es, den Mitarbeiter für ein konkretes Projekt zu loben. In solchen Situationen kann es hilfreich sein, klare Aufzeichnungen, Analysen oder Diagramme zur Hand zu haben. Je genauer die aktuelle Leistung mit positiven Aspekten genannt werden kann, desto glaubwürdiger wirken Sie als Führungskraft und auch das Lob.

2. Punkt der Checkliste: Benennen Sie konkret das Thema

Nun könnte Claudia sagen: „Jetzt möchte ich etwas mit Dir besprechen, was mir wirklich wichtig ist. Mir ist aufgefallen, dass wenn ich oder andere Dir etwas sagen, Du Dich sehr regelmäßig rechtfertigst. Das macht es mir nicht leicht, Dir Feedback über Deine Arbeit zu geben. Das wiederum finde ich schade, weil ich im Großen und Ganzen sehr zufrieden mit Dir bin und Du ein wichtiger Teil meines Teams bist.“

Hinweis: Gibt es etwas zu kritisieren, sollte das nicht als pädagogisches Lob verpackt sein, sonst kommt die Kritik nicht an. Konkrete, transparente, dennoch menschlich zugewandte Botschaften sind wichtig!

3. Ermöglichen Sie nun den Dialog im Mitarbeitergespräch: Der Mitarbeiter bekommt Raum für Anmerkungen, Sie können darauf reagieren

Jetzt kann der Mitarbeiter kommentieren oder Fragen stellen. Wenn nichts kommt, können auch Sie als Führungskraft Fragen stellen. Diese Fragen bieten Raum für den Dialog, bedeuten aber nicht, dass Sie sich auf eine Diskussion einlassen müssen, denn Ihre Wahrnehmung ist nicht zu diskutieren. Es ist viel eher ein ehrliches Zeichen der Wertschätzung, den Mitarbeiter seine Meinung äußern zu lassen und bietet außerdem die Grundlage, um an einer weiteren gemeinsamen Entwicklung zu arbeiten.

4. Die Erwartungen formulieren und Rahmenbedingungen überprüfen

Claudia: „Bezüglich Deiner Rechtfertigungen muss sich etwas tun. Ich erwarte von Dir, dass Du Dir zukünftig erst einmal anhörst, was ich zu sagen habe. Wenn Du eine andere Meinung zu dem, was ich sage, hast, möchte ich die natürlich hören. Vorher will ich erkennen, dass Du meinen Punkt verinnerlichst. Das ist auch eine Frage der Wertschätzung. Das Ziel muss es also sein, dass Du mich in Zukunft ausreden und Dir Feedback geben lässt, auch wenn Dein erster Impuls ein anderer ist. Mir ist es wichtig, dass Du unser Ziel erkennst und ebenso darauf hinarbeitest.“

Und um die Rahmenbedingungen zu überprüfen: „Hast Du alles, was Du zur Erfüllung unserer Vereinbarung brauchst?“

5. Vereinbarungen treffen, Maßnahmen festlegen, Erfolgskontrolle ankündigen und durchführen

Beispiel: „Also, wir einigen uns auf Folgendes: Wenn ich Dir Rückmeldung zur Arbeit gebe, hörst Du mir zukünftig erst einmal zu. Wenn Du etwas nicht verstehst, fragst Du nach. Und wenn Du den Punkt anders siehst, kannst Du Deine Meinung aus Deiner Sicht gern schildern. Ich werde da in den kommenden vier Wochen verstärkt drauf achten und Dir direkt Feedback geben, wenn mir etwas in Richtung Rechtfertigung auffällt. Natürlich werde ich Dir auch Rückmeldung geben, wenn ich merke, dass sich etwas gebessert hat. Denn darauf freue ich mich ja. Ok?“

In dieser Phase dürfen ruhig Maßnahmen und Kontrollmechanismen vereinbart werden, die den Mitarbeiter ein wenig nerven. Das beschleunigt seine Verhaltensänderung und hilft, das für alle Seiten vielleicht leidige Thema vom Tisch zu haben.

Wenn Sie die Checkliste für Mitarbeitergespräche beachten, werden Sie schnell merken, wie einfach gute Gespräche sein können. Weitere Hinweise für das Führen von Feedback- und Mitarbeitergesprächen finden Sie hier.

Und hier nochmal der Link zum Führungskräftetraining in Berlin, in dem es auch um die Einübung der fünf Punkte geht: Zum Führungskräftetraining.


Autor Heiner Diepenhorst Heiner Diepenhorst ist Experte für Business Coaching, Führungskräfte-, und Team CoachingMehr über Heiner Diepenhorst.

 


Siehe auch: Offenes Führungskräftetraining | Führungskräfte Coach | Für Firmenteams | Prinzip Integrale Führung